La question de la qualité des formations et le suivi des sommes gérées dans le cadre de la formation professionnelle sont évoquées depuis de nombreuses années: OPCA à la gestion opaque, implication des chambres régionales, implication des syndicats, frais de gestion étonnants, le dispositif avait besoin d’être simplifié, assaini et de gagner en visibilité afin que les acteurs et les bénéficiaires finaux s’y retrouvent. Bureaucratie, favoritisme, complexité, il fallait des professionnels de la profession pour se frayer un chemin dans les méandres de ces pratiques incompréhensibles. Certaines dérives sectaires, politiques ont été observées et les autorités ont tiré le signal d’alarme pour y regarder de plus prêt.
La loi de 2018 modifie la donne et va notamment rendre obligatoire une certification des organismes de formation, les rendant éligibles aux budgets de formation et du CPF maintenant en vigueur. Alors que le Droit individuel à la formation (DIF) a été remplacé par le Compte Professionnel de Formation (CPF), libellé en euros et plus en heures, il est impératif de trier les organismes, pour conserver ceux qui présentent les gages d’efficacité, de professionnalisme et de rigueur, et exclure les autres de la manne que représente ces budgets importants. Par plus de transparence, le fonctionnement de la formation professionnelle va s’améliorer en France. La certification Qualiopi est le dispositif qui a été mis en place pour évaluer les organismes de formation. Il est bien sûr évidemment incontournable de s’y préparer, car la certification devient obligatoire dès janvier 2022! Voila comment cela fonctionne.
En 2015, une première loi relative à la qualité des formations avait été édictée pour auditer les organismes de formation et écarter ceux qui semblaient douteux. Cette démarche a mis en évidence la nécessité d’approfondir cet audit pour qualifier au mieux les organismes et s’assurer que ceux qui bénéficiaient des budgets officiels de la formation professionnelle étaient bien en mesure d’apporter les prestations exigibles en contrepartie de ces financements.
En 2018, La loi « Avenir professionnel » va plus loin, et va révolutionner le monde de la formation, de l’apprentissage et du développement des compétences, en effectuant une vérification systématique de la qualité des offres de formation. Cette certification Qualiopi devient obligatoire pour tous les organismes avant le 1er Janvier 2022, date à laquelle il ne sera plus possible de signer une convention de formation, et bénéficier des fonds publics . Et les choses vont aller extrêmement vite.
La certification Qualiopi va attester de la qualité des processus et du fonctionnement des prestataires de formation et de développement des compétences. C’est le sésame pour obtenir des fonds publics de la formation professionnelle ou des fonds mutualisés. Il faut savoir que la marque Qualiopi a été déposée à l’INPI en 2019 et que c’est la propriété exclusive de l’Etat, qui a ainsi garanti l’unicité du révérenciel utilisé pour cette labellisation. Des organismes certificateurs sont ensuite habilités à travailler avec les organismes de formation pour s’assurer qu’ils sont bien dans le respect du cahier des charges. Ces certificateurs sont aujourd’hui au nombre de 26, et il y a quelques embouteillages pour avoir tout bouclé avant le 31 décembre 2021. Il ne faut pas perdre de temps pour entreprendre la démarche obligatoire de certification.
Les organismes de formation et prestataires PAC (prestataires de développement des compétences), une fois qu’ils sont certifiés, peuvent s’identifier avec le label de la marque Qualiopi, et s’engagent bien évidemment à en respecter les règles de fonctionnement. L’organisme certificateur remettra effectivement au lauréat un kit qui contient tous les éléments suivants: charte graphique et logo de la marque, charte d’usage, règlement complet. Le détenteur peut donc se prévaloir de cette certification pour son travail au quotidien, du fait qu’il a passé l’audit initial de cette certification.
Pour mémoire, il sera impératif de détenir ce précieux la bel à compter du 1er janvier 2022, pour obtenir des fonds publics finançant les prestations de formation, VAE (validation des acquis de l’expérience), apprentissage ou bilan de compétences.
La certification selon le RNQ (Référentiel National Qualité), aussi appelé Qualiopi, se répartit sur un cycle de 3 années. La certification est constituée d’un audit initial et d’un audit de surveillance.
La première des choses est de bien s’imprégner du règlement de ce référentiel pour bien interpréter les attentes, éléments clés à respecter pour pouvoir être certifié. Ensuite, enrichi de cette compréhension, on peut passer au choix important du partenaire avec lequel on travaillera sur cet audit et cette certification: il s’agit de l’organisme certificateur habilité à délivrer le précieux sésame. On prépare et on passe ensuite l’audit obligatoire. Il fait également se préparer à proposer un plan s’action spécifique qui sera à mettre en œuvre ne cas de non conformité aux dispositions de la certification. On peut ensuite présenter et obtenir la certification Qualiopi.
Tous les organismes habilités à faire passer cette certification se réfèrent évidemment au référentiel national. Il consiste non pas à évaluer la qualité intrinsèque et technique des programmes de formation eux-mêmes, mais à garantir que le processus de gestion des prestations est sérieux. Il y a 7 critères à évaluer, et notamment, une information complète du public sur les conditions d’admission, les prestations et les résultats. Il doit aussi être prévu une adaptation des modalités de suivi pour les personnes formées, les moyens pédagogiques mis en œuvre doivent être cohérents avec les objectifs, les formateurs doivent être qualifiés pour leur enseignement, un processus d’amélioration continue doit être en place, incluant le traitement des réclamations des clients. Des éléments de bon sens en somme, mais qu’il est préférable d’inscrire noir sur blanc, de vérifier, et sur lesquels les prestataires de formation vont s’engager. Il faudra également bien souvent travailler la formalisation des documents et pièces contractuelles, pour gagner en transparence, dans un domaine d’expertise qui en a parfois manqué. La préparation d’un audit est l’occasion pour ces organismes de revisiter profondément leurs pratiques administratives, et de les repenser , ne serait-ce que pour se mettre en conformité avec les attentes de la certification. Vous pouvez voir les différents critères sur Certifications-RNQ avec la liste des certificateurs et leur site.
Le certificat va donner aux clients entreprise des garanties sur le sérieux, le suivi des actions de formation et la transparence des prestataires avec lesquels ils sont en contact. Ce sera demain un prérequis. Les organismes auditeurs et certificateurs, qui sont entre 25 et 30 au niveau national, vont pouvoir accompagner ces structures dans cette transition, avec pédagogie et bienveillance. Bien souvent, leur connaissance intime du monde de la formation professionnelle et du développement des compétences vont faciliter la préparation de la certification, pour qu’elle se passe en douceur. cela démarre en général par un questionnaire d’auto-évaluation qui va donner une première idée des écarts à combler entre les pratiques courantes et les pratiques attendues. Cela sera confirmé dans un deuxième temps par un audit plus poussé, mais à blanc, qui va mettre le doigt sur les points d’amélioration à traiter avant que la certification puisse être passée, le cas échéant. Les auditeurs sont des professionnels issus des métiers de la formation et sont à même de conseiller leurs interlocuteurs sur les bonnes pratiques, les moyens de mettre en conformité leur gestion, pour obtenir la certification.
Pour les organismes de formation, cette certification qui peut être vue initialement comme un contrôle ou un examen est peut être en réalité une chance: mettant un peu d’ordre, de professionnalisme et d’intégrité dans le monde compliqué de la formation professionnelle, elle peut permettre finalement aux bons organismes, bien gérés, transparents, de se mettre en avant et de développer leur activité. Notamment, celles qui n’auront que peu d’adaptations à faire pour passer la certification peuvent estimer que cette nouvelle règlementation peut les avantager. Aujourd’hui, il y a sans doute un petit avantage concurrentiel pour les organismes de formation qui ont déjà passé le cap, et qui peuvent afficher Qualiopi. Bien sur, à compter du 1er janvier 2022, ce ne sera plus un avantage, puisque la certification sera obligatoire. Il est fort à parier que certains organismes ne passeront pas ce cap, parce qu’ils ne sont pas aptes à afficher cette transparence et cette qualité. c’est là aussi tant mieux pour les autres!
Il ne s’agit pas vraiment pour les prestataires de formation de déterminer s’ils vont passer la certification Qualiopi, mais plutôt de savoir quand: le plus tôt est probablement le mieux, car la date du 31 décembre 2021 sonne un peu comme un couperet. Si l’on souhaite que son activité de formation ou de développement des compétences puisse se poursuivre en 2022, il est préférable de prendre les devants et de contacter un prestataire habilité à accompagner pour la certification, au plus vite. La Certification RNQ est incontestablement le sujet du moment pour les organismes de formation!